יש שלב כמעט בכל תהליך גיוס כספים שבו הקצב מתחיל להירגע. לפעמים כי הלחץ יורד, לפעמים כי היעדים מתייצבים, ולפעמים פשוט בלי סיבה ברורה. זה לא שהעשייה נעצרת. ממשיכים לפגוש תורמים, ממשיכים לייצר הזדמנויות. אבל משהו ברמת החדות משתנה.
וכשחדות יורדת, מתחילים להיווצר פערים.
אלה לא פערים גדולים בהתחלה. אלו נקודות קטנות: חיוב שלא עבר, התחייבות שלא מומשה, תורם שלא חזרו אליו בזמן. אבל כשזה מצטבר, ההשפעה כבר משמעותית. הכנסות נשחקות, כספים לא נכנסים, ומה שהיה אמור להיות בטוח כבר לא כזה.
בלי עבודה שיטתית ובקרה רציפה, זה קורה כמעט בלי שמרגישים. הכסף פשוט נעלם.
אז איך שומרים על כסף שכבר נמצא אצלכם?
ניגע בשלושה נושאים מרכזיים שרלוונטיים לכל ארגון שמגייס כספים:
חידוש הוראות קבע
יצרתם הוראת קבע חדשה. מישהו נוסף הצטרף אליכם והחליט להעביר בכל חודש סכום מסוים. זה יכול להיות 50 ₪, 150 ₪ או אפילו 500 ₪.
מעבר לשמירה על קשר, חשוב מאוד לשמור גם על קשר עם הכסף.
יש שתי סיבות מרכזיות להפסקת תרומה בהוראת קבע:
- סיום תקופת ההתחייבות
- תקלה טכנית
כאשר מדובר בסיום תקופה, והתורם הגדיר מראש מספר חודשים, נדרש מעקב יזום וחידוש בזמן.
כאשר מדובר בתקלה טכנית, כמו כרטיס אשראי שפג תוקפו או נחסם, החיוב פשוט לא עובר.
שני התרחישים הללו מתרחשים בכמעט כל עמותה, וההפסד בהם הוא ישיר. חודש בו לא עברו מספר הוראות קבע, זה חודש בו אתם יכולים להפסיד אלפי שקלים.
“מה שלא נמדד, לא מנוהל" (פיטר דרוקר, אבי תורת הניהול המודרני)
מה לעשות:
לקיים בקרה חודשית מסודרת על כלל הוראות הקבע. לזהות חריגות, לאתר חיובים שלא עברו, ולבצע תיקון מיידי או חידוש בהתאם לצורך.
התחייבות של תורמים במספר תשלומים
לאחר תהליך עבודה משמעותי מול תורם, שכלל איתור תורם, פגישה, שכנוע, קשר מתמשך, התקבלה התחייבות לתרומה. במקרים רבים, התרומה נפרסת למספר תשלומים.
האתגר מתחיל לאחר קבלת ההתחייבות.
הנטייה היא לספור את הסכום כבר בשלב ההסכמה, אך בפועל, רק כספים שנגבו הם כספים אמיתיים.
"גייסתי 50,000 ₪ בעשרה תשלומים". לא בדיוק – קיבלת התחייבות ל50,000 ₪, וגייסת עד כה 5,000 ₪. כעת צריך להיות בבקרה מתמדת, ולוודא שה45,000 ₪ הנוספים אכן נגבים.
מה לעשות:
לבצע בקרה חודשית על כלל ההתחייבויות של התורמים שלכם. לוודא שכל תשלום נגבה בזמן, ולמנוע מצב שבו חלק מהתרומה נשאר בגדר התחייבות בלבד.
שימור תורמים
לרוב הארגונים יש תורמים נאמנים, שמלווים את הפעילות לאורך שנים.
אך במקביל למאמץ להרחיב את מעגל התורמים ולהגדיל את היקפי הגיוס, לעיתים דווקא התורמים הקיימים נדחקים הצידה.
כאשר הקשר אינו מתוחזק, גם תורמים מחויבים עלולים להתרחק.
אמנם "אנשים עושים עסקים עם אנשים שהם מחבבים" אמר דייל קרנג'י (מחבר הספר "איך לרכוש ידידים והשפעה), אבל אם אין יכולת לשמור על קשר עקבי, יש מקום לשקול הרחבה של מחלקת גיוס המשאבים והגדרת אחריות ברורה לתחום זה.
הנחה ש"רק לי יש קשר עם התורם" אינה מספיקה. קשר שלא מתוחזק נשחק.
מה לעשות:
לבנות מנגנון מסודר לניהול קשר עם תורמים. טבלה או מערכת שמגדירה מי אחראי על כל תורם, ובאיזו תדירות נשמר הקשר.
אנו מצרפים כאן את הצ'ק ליסט החודשי לשמירה על כסף, אתם מוזמנים להדפיס אותו ולתלות אותו במשרד ככלי לבקרה שוטפת: https://drive.google.com/uc?export=download&id=1Y763W1LdSCCxACpR0nxor18tZLmeI6JT
בהצלחה!
