כחלק מהעבודה שלנו בעמותה, חשוב מאוד לעצור ולבחון – האם אנחנו מנהלים את הזמן שלנו נכון? האם הזמן בידינו או שאנו נגררים אחר לוחות זמנים שלא אנחנו קבענו ונמצאים במרדף מתמיד?
פעמים רבות ניהול זמן לקוי לא מאפשר לנו לפתח את העמותה כמו שהיינו רוצים, וגם גיוס הכספים נדחק לצד, כי ישנן משימות דחופות יותר, יש דברים להספיק, וברגע שהלו"ז מנהל אותנו ולא אנחנו מנהלים אותו – היכולת שלנו לשאוף קדימה, ליישם פרוייקטים חדשים בארגון – נפגעת.
במאמר הזה נסקור את בעיית ניהול הזמנים שפוגעת ברבים מאיתנו, ונציע מספר דרכים שונות כדי להתגבר עליה במטרה לשפר את פרודקטיביות הארגון, וכתוצאה מכך, גם את מאמצי גיוס הכספים שלנו.
אז קדימה, בואו נתחיל.
בשלב הראשון, נגדיר יעדים ותעדוף רצוי:
עשו עצירה. קחו דף ועט, פנו לעצמכם שעה וכתבו על דף מהו החזון של העמותה שלכם. לאחר מכן, רשמו בנקודות את המטרות אותן הייתם רוצים להשיג בשנה הקרובה ובחודש הקרוב.
חשוב להגדיר מטרות ליעדים ארוכי טווח, אך גם מטרות קרובות ליעדים קרובים.
לאחר שהגדרנו את המטרות, נסדר אותן ברשימה על פי החשיבות שלהן.
נשיא ארה"ב לשעבר, דוויט אייזנהאואר אמר כי "מה שחשוב, דחוף רק לעתים רחוקות. אבל מה שדחוף, חשוב לעתים רחוקות". חשוב להבחין בין המשימות הדחופות שלכם, למשימות החשובות. התמקדו במשימות החשובות!
אנו מקווים כי גיוס כספים תפס אצלכם מקום גבוה ברשימה..
תכנון וארגון:
לאחר שהצבנו חזון, בנינו רשימת מטרות וסידרנו אותה על פי רמת החשיבות, הגיע הזמן לתכנן את משימותינו.
השקעת זמן בתכנון וארגון לוח הזמנים שלנו היא צעד נצרך וחשוב. השתמשו בכלים כגון לוחות שנה, רשימות מטלות (To do list של מייקרוסופוט) או תוכנות לניהול פרויקטים (Monday וכדומה) כדי להציב את המשימות שלכם ולעקוב אחריהן.
תכנון יזום (בו אנו בונים לעצמנו את הלו"ז והוא לא מתמלא מעצמו…) לא רק מפחית מתח אלא גם מאפשר הקצאת זמן יעילה יותר.
חלוקת אחריות:
הכירו בכך שאתם לא יכולים להתמודד עם הכל בעצמכם. האצילו משימות לחברים בארגון והעצימו אותם לקחת אחריות. על ידי העצמת הצוות שלכם, אתם לא רק מפנים את הזמן שלכם אלא גם מטפחים סביבת עבודה שיתופית ופרודוקטיבית.
הימנעו מריבוי משימות:
כולנו מכירים את המושג "מולטיטסקינג" (ניהול מספר משימות במקביל) בו מסתכלים בהערכה על מי שמצליח לנהל במקביל מספר משימות. אבל, מחקרים מראים כי "מולטיטסקינג" (לרוב) מוביל לתוצאות נמוכות.
במקום זאת, הכירו את ה"מונוטסקינג" – ניהול משימה אחת בכל זמן.
הקדישו את תשומת הלב שלכם למשימה אחת בלבד בכל פעם. סטיב ג'ובס אמר פעם, "להחליט מה לא לעשות חשוב כמו להחליט מה לעשות."
על ידי התמקדות במשימה אחת, תשפרו את הריכוז שלכם ותשיגו תוצאות טובות יותר.
למדו להגיד לא:
מנהלים מתמודדים לעתים קרובות עם דרישות רבות מהזמן שלהם. אומנות אמירת ה"לא" למשימות שאינן תואמות את סדר העדיפויות שלך הינה חיונית לניהול נכון. במילותיו של וורן באפט, "ההבדל בין אנשים מצליחים לאנשים מצליחים מאוד הוא שאנשים מצליחים מאוד אומרים 'לא' כמעט לכל דבר".
זכרו, כל "לא" הוא הזדמנות להגן על הזמן והאנרגיה שלכם למה שחשוב באמת.
ניהול זמנים יומי:
לאחר שבנינו חזון, הגדרנו מטרות, הצבנו אותן בלוח שנה ובלוחות זמנים למעקב, חשוב שהדבר יתבצע גם ברמה היומית. בכל תחילת יום כתבו לעצמם את המשימות המיועדות לאותו היום, עם הזמן המשוער המתאים לכל משימה, ונסו להיצמד ללו"ז.
יש משימה שלוקחת יותר מדי זמן? עצרו! עברו למשימה הבאה כפי שלוח הזמנים שלכם מראה.
לאחר מכן חזרו אל המשימה שלא הושלמה.
סיפור עם מוסר השכל:
ובואו נסיים עם סיפור עם מוסר השכל:
פעם אחת מטייל ביקר באתר בנייה בסין, והבחין בשלושה פועלים שעבדו זה לצד זה. בסקרנות ניגש המבקר אל הפעול הראשון ושאל: "מה אתה עושה?" ענה לו הפועל: "אני עובד בבניין כדי להתפרנס". המטייל ניגש אל הפועל השני ושאל את אותה שאלה: "מה אתה עושה?" הפועל השני השיב: "אני בונה חומה". מסוקרן, פנה המטייל אל הפועל השלישי וחזר על השאלה: "מה אתה עושה?" הפועל השלישי חייך ואמר: "אני חלק מצוות שבונה מבנה מפואר שיעניק השראה לדורות הבאים שיבקרו כאן".
הסיפור הזה משמש תזכורת לכך שהאופן שבו אנחנו תופסים את העבודה שלנו משפיע מאוד על המוטיבציה וניהול הזמן שלנו. פעמים רבות אנו יכולים לשכוח עבור מה אנחנו עובדים כל כך קשה, עבור איזה חזון גדול אנו פועלים.
המשימות של כולכם, מנהלי ארגונים ועמותות, הן משמעותיות ובעלות ערך עצום. המשימה הראשונה מהמאמר מתחברת לכאן – כאשר אנו מחברים את המשימות שלנו למטרה גדולה יותר ומדמיינים את התמונה הרחבה ואת ההשפעה של הארגון, אנו מוצאים משמעות בעבודה שלנו וניגשים אליה במיקוד מחודש ובהתלהבות.
גיוס הכספים הוא מטרה בפני עצמה, מכיוון שהוא מאפשר את הגשמת רבים מהמטרות והחלומות שבנינו. פנו זמן עבורו, הקדישו לכך זמן, ותצליחו להגיע לכל היעדים שהצבתם לעצמכם.
