איך לגייס יותר כסף? ניהול מעקב אחרי התורמים של העמותה!

פעם, הייתם יכולים לפגוש תורם פעם בשנה, ולזכור את התאריך בו אתם נפגשים בכל פעם: "התורם אילן ירקוני אוהב להיפגש במרץ, ובשנה שעברה הוא תרם לנו 5,000 ₪". הימים הללו חלפו. כיום, כדי לנהל מערך גיוס כספים מקצועי, ניהול מעקב מסודר אחרי התורמים הוא חובה, כדי להצליח בצורה עקבית בגיוס.

במאמר נסביר מדוע הדבר כל כך חשוב, ונציג כמה אפשרויות שיאפשרו לכם לעקוב אחרי התורמים שלכם בצורה יעילה.

אז רגע לפני שאתם מתחילים לקרוא, הקפה מוכן? אם כן, קחו לגימה ראשונה ותתרווחו. תנשמו עמוק, ועכשיו אפשר לצלול לעומק העניינים…

למה לנהל מעקב אחרי תורמים?

"מומחיות בארגון וניהול מידע, יכולה להפוך נתונים רדומים, לנכסים שמניעים הצלחה", כך אמר ג'ק וולש, מנכ"ל ג'נרל אלקטריק לשעבר. הדבר נכון פי כמה כשמתייחסים לנתוני תרומות.
 
ניהול נכון של נתוני תורמים הוא כבר מזמן לא רק עניין טכני. השלב הראשון כולל את איסוף וסידור הנתונים. אבל השלב השני, ניתוח הנתונים, הוא עוד יותר משמעותי. ככל שתבינו יותר את הנתונים שעומדים אל מול עיניכם, תוכלו לנפק יותר תובנות משמעותיות, ולגייס סכומי כסף משמעותיים יותר.

איך? בואו נבין בכלל למה צריך לנהל נתונים:

1. חיזוק הקשר עם התורמים: כמה פעמים קרה לכם שקיבלתם תרומה נדיבה מתורם שלכם, אבל שכחתם להגיב לו? או שאולי מרוב שהתלבטתם איך צריך לשלוח מכתב תודה, בסוף לא שלחתם כלום?
   תורמים שמרגישים שהעמותות זוכרות ומעריכות אותם ואת תרומתם, ייטו להמשיך לתרום ואף להגדיל את תרומתם. כאשר תבצעו מעקב מסודר, בו יופיע שם התורם, סכום התרומה, זמן התרומה, סיכום של הפגישה, והפעם האחרונה בה שלחתם לתורם הודעה או עדכון, הדבר יאפשר לכם לוודא שהקשר נמשך בצורה תקינה, וכתוצאה – ליצור קשרים ארוכי טווח עם התורמים, מה שמוביל לנאמנות גבוהה יותר של התורם כלפיכם, ולתרומות משמעותיות יותר בהמשך הדרך.
2. הגברת יעילות הגיוס: אולי אתם רגילים לפגוש תורם קבוע בכל שנה בחודש מרץ. אבל אולי בשנה אחרונה, פגשתם אותו בחודש נובמבר, והוא הכפיל את סכום התרומה שלו? מה יהיה בשנה הבאה אם תבואו אליו שוב בחודש נובמבר? או מה אם במשך שנים רבות הצגתם לו פרויקט לתרומה, ופתאום גיליתם שפרויקט אחר יותר מדבר אליו?
   מעקב מסודר אחר נתוני התורמים יאפשר לכם לזהות דפוסים והעדפות, ולשפר את תהליכי הגיוס. הבנה טובה יותר של מה שמניע את התורמים לתרום (פרויקט, זמן בשנה, חיבור לאיש קשר מסוים ועוד) יכולה לעזור לכם לפנות אליהם בדרכים שמדברות אליהם באופן אישי.
3. בקרה ושקיפות מול גורמים פנימיים וחיצוניים: עמותות נדרשות לעיתים קרובות לדווח על השימוש בתרומות ועל נתוני התרומות באופן שקוף ומבוקר. ניהול מעקב מדויק אחר התורמים מאפשר להציג את הנתונים הנדרשים בצורה קלה ומדויקת.
4. הגברת האמון ושיפור התקשורת: תקשורת ישירה מבטיחה לתורמים שהם עושים שינוי משמעותי. בין אם מדובר בדיוור כללי (ניוזלטר) או הודעות פרטניות (וואטסאפ, מייל).
   מעקב יעיל אחר נתוני התורמים מאפשר לעמותה ליצור קשר ישיר ואישי עם כל תורם, ולעדכן אותו בפרויקטים ובתוצאות שהושגו בעזרת תרומתו. כדי להצליח לנהל זאת בצורה טובה, חשוב שהדברים יהיו שקופים ומסודרים.
5. התייעלות תפעולית: כמה פעמים עלה שם של תורם באחת הפגישות שלכם, ואף אחד לא זכר מתי פניתם אליו בפעם האחרונה, כמה ביקשתם, ואיך הוא הגיב?
   מערכת מעקב מסודרת חוסכת זמן יקר בניהול היומיומי ומונעת אובדן מידע חשוב. היא מאפשרת לצוות העמותה לעבוד בצורה מסונכרנת ויעילה יותר.
6. מציאת מכנה משותף – כשהנתונים נמצאים אל מול עיניכם, תוכלו הרבה פעמים להבחין במכנה משותף בין תורמים שונים, ולמקד קמפיינים ממוקדים אליהם.

הנה סיפור לדוגמה:

"Cancer Research UK" הוא ארגון שמתמקד במימון מחקרים למלחמה בסרטן באנגליה.

כשהצוות עבר על נתוני הארגון  – שמות התורמים ופילוח התורמים לפי תחומי עיסוק ועניין, הם הבחינו שיש להם תורמים רבים שתורמים מספר פעמים בשנה, שהמכנה המשותף ביניהם היה שהם אוהבים להשתתף באירועי ספורט (הערה שלנו: כל הכבוד להם שהכניסו את הנתון החשוב הזה!).

האסימון נפל.

באותו שבוע, הם יצאו בקמפיין ייעודי לאותם תורמים, ששם דגש על הנושא הספורטיבי יחד עם איכות חיים וחיזוק המחקר בסרטן – "מתאמנים לחיים בריאים יותר, מצילים חיים". הם הוציאו חומרים מתאימים ויצאו לסבב פגישות יחד עם מעטפת טכנולוגית.

הקמפיין הצליח מעבר לכל מה שהם השיגו בעבר.

דרכים לניהול מעקב אחרי תורמים:

אחרי שהבנו את החשיבות בניהול התורמים, איך עושים את זה בצורה טובה?

יש דרכים שונות לנהל את המעקב. בדקו איזו מהן מתאימה לכם:

היתרונות של אקסל – פשוט ויעיל:

אקסל הוא כלי פשוט ונפוץ לניהול מעקב אחר תורמים, שיכול לאפשר להתחיל לנהל את המידע בצורה מסודרת וללא עלויות נוספות.

ללא הרבה מידע מקדים, ניתן לבנות גיליונות אקסל, ניתן לבנות טבלאות לתיעוד שמות התורמים, פרטי הקשר שלהם, סכומי התרומה ותאריכי התרומות, יחד עם רקע אישי, חיבורים נוספים ועוד.  ניתן להוסיף עמודות לציון העדפות התורם, תאריכי ההתקשרות האחרונים ונתוני פרופיל אחרים.

יתרון נוסף של אקסל הוא האפשרות להוסיף עמודות מותאמות אישית, ליצור סינונים ותצוגות לפי הצורך, ולבצע חישובים פשוטים, כמו סכומי התרומות על פני תקופות שונות.

יתרונות:

* זמין ונגיש לכולם

* עלות נמוכה או ללא עלות

* גמישות בעיצוב הטבלאות לפי צרכי העמותה

חסרונות:

* מוגבל ביכולות אוטומציה

* קושי בשיתוף מידע בזמן אמת

* סיכון לאובדן מידע

למי זה מתאים? עמותות קטנות, ארגונים בתחילת דרכם, צוות יחסית מצומצם של עובדי העמותה.

לא מבינים באקסל? ישנם מדריכים חינמיים רבים באינטרנט שיוכלו להדריך אתכם כיצד אפשר להתחיל ולהשתמש בתוכנה. חפשו בגוגל או ביוטיוב.

מערכות לניהול קשרי תורמים (CRM):

מערכות CRM (Customer Relationship Management) ייעודיות לעמותות הן פתרונות מתקדמים יותר למעקב אחר תורמים, המותאמים לצרכים המיוחדים שלכם.

במערכות CRM כמו Salesforce for Nonprofits, DonorPerfect אוBloomerang , או מערכות ישראליות אחרות, ניתן לנהל את כל פרטי התורמים, היסטוריית התרומות, להפיק דוחות ולנהל את הקשר עימם באופן שוטף.

מערכות אלה מציעות כלים לניהול קמפיינים, שליחת הודעות והודעות תודה, ואף תזכורות ליצירת קשרים מחודשים עם תורמים בתדירות מוגדרת מראש.

יתרונות:

* ניהול אוטומטי של תזכורות ומעקבים

* אינטגרציה עם מערכות דיוור ותשלומים

* דוחות מתקדמים וניתוח נתונים

* אבטחת מידע משופרת

חסרונות:

* עלות חודשית/שנתית

* דורש הדרכה והטמעה

* תלות בספק חיצוני

איך מתחילים?

1. הגדירו את צרכי העמותה:

* מהו היקף התורמים הנוכחי והצפוי?

* אילו נתונים חשוב לכם לעקוב אחריהם?

* מי בצוות צריך גישה למידע?

2. בחרו את הכלי המתאים:

* התאימו את הפתרון לגודל העמותה ולתקציב

* בדקו אפשרות לתקופת ניסיון בתוכנות השונות

* וודאו שהממשק נוח לשימוש עבור הצוות

3. תכננו את מבנה המידע:

* הגדירו שדות חובה ושדות רשות

* צרו קטגוריות ברורות לסיווג תורמים

* תכננו מערכת תיוג יעילה

4. עדכון שוטף:

הקפידו לעדכן את המידע באופן שוטף – מידע לא מעודכן עלול להוביל להחלטות שגויות.

5. ניתוח תקופתי:

קבעו זמנים קבועים לניתוח הנתונים, באופן אישי ובצורה צוותית, והפקת תובנות שישמשו לשיפור אסטרטגיית גיוס המשאבים.

לסיכום:

ניהול מעקב אחר תורמים הוא כבר לא בגדר פריבליגיה – אלא זוהי חובה.

ארגון או עמותה שלא מבצעים מעקב מסודר אחרי תורמים מפסידים כסף בכל חודש ובכל שנה.

עמותה קטנה מפסידה מעט כסף, אבל עבורה זה מאוד משמעותי, ועמותה גדולה מפסידה הרבה כסף, וגם עבורה זה מאוד משמעותי.

עמותה לה יש 300 תורמים, תפסיד בכל שנה עשרות תורמים במידה ולא תבצע מעקב כמו שצריך.

קחו אחריות.

אל תחכו. התחילו לנהל את נתוני התורמים שלכם עוד היום – והבטיחו את הצלחת העמותה שלכם לטווח הארוך.

צריכים עזרה? צרו איתנו קשר